Podróż służbowa a oddelegowanie pracownika za granicę

Niejednokrotnie problematyczne dla zainteresowanych staje się to czy w konkretnych okolicznościach faktycznych ma miejsce oddelegowanie pracownika czy też np. kilkutygodniowy wyjazd tego pracownika to jednak jego podróż służbowa. Powodem tego jest głównie fakt, że polski ustawodawca nie zdefiniował pojęcia oddelegowania pracownika, poprzestając jedynie na umieszczeniu w systemie prawa wyjaśnienia pojęcia „podróż służbowa”.  Aby przynajmniej częściowo rozwiać wątpliwości postaram się poniżej omówić tę problematykę.

Podróż służbowa

W art. 77 ze zn. 5 kodeksu pracy ustawodawca przesądził, że podróż służbowa (delegacja służbowa) polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Sąd Najwyższy wskazuje, że podróż służbowa spełnia kumulatywnie trzy cechy tj. jest ona odbywana:

1) poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,

2) na polecenie pracodawcy,

3) w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania (patrz wyrok z dnia 22.02.2008 r., sygn.akt I PK 208/07)

Podróż służbowa pracownika, która zamiennie jest też określana jako delegacja, w tym delegacja krajowa wiąże się z tym, że pracownikowi temu przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Delegacja służbowa

Podroż służbowa zagraniczna (delegacja zagraniczna) może rodzić dodatkowe wydatki pracownika jak chociażby opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe ale też opłata wizowa.

Delegacja służbowa może trwać kilka dni, ale też nie ma formalnych przeszkód aby trwała np. kilka tygodni czy nawet miesięcy choć nie brak w doktrynie głosów, że delegacja powinna trwać nie dłużej niż trzy miesiące. Sąd Najwyższy podkreśla, że delegacja to podróż służbowa, która jest sporadyczna, cechuje ją przemijający czas trwania wysłania oraz wykonywanie konkretnie określonego zadania. Według oceny Sądu delegowanie pracownika ma cechy podróży służbowej, tzn. zjawiska wśród obowiązków pracownika niecodziennego, okazjonalnego, w ramach pracowniczych powinności niezwyczajnego i nietypowego, stanowiącego pewien wyłom w zwykłym świadczeniu pracy (por. postanowienie z dnia 23 maja 2019 r., sygn.akt III UK 240/18).

Przyjmuje się, że wysłanie pracownika w podróż służbową nie powoduje zmiany dotychczasowych warunków jego pracy. Sytuacja taka może mieć jednak miejsce wówczas gdy podróż służbowa jest jednocześnie powiązana z powierzeniem pracownikowi na okres nieprzekraczający trzech miesięcy wykonywania innej pracy na podstawie art. 42 § 4 kodeksu pracy.

Zasadniczo pracownik nie może odmówić wyjazdu w delegację, ale oczywiście podróż służbowa nie może go pozbawiać pracownika prawa do wypoczynku. Pośrednio ustawodawca chroni jednak niektóre grupy pracowników wprowadzając regulację, zgodnie z którym delegacja służbowa jest możliwa jedynie za ich zgodą. Mam tu na myśli kobiety w ciąży i rodziców opiekujących się dzieckiem do lat 4.

Podróż służbowa a czas pracy to zagadnienie bardziej złożone ale na potrzeby niniejszego wpisu wskazać należy, iż podróż służbowa poza godzinami normalnego czasu pracy nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Nadgodziny w delegacji mogą jednak wystąpić jeżeli są faktycznie przepracowane poza rozkładowym czasem pracy.

Oddelegowanie pracownika

Polskie przepisy nie definiują oddelegowania. Oddelegowanie pracownika jest jednakże rozumiane jako wysłanie go w roli przedstawiciela pracodawcy do załatwiania określonych spraw. Oddelegowanie pracownika powoduje zastąpienie dotychczasowej umowy wiążącej delegowanego pracownika z pracodawcą, nową, zazwyczaj terminową, umową określającą zasady oddelegowania. Oddelegowanie pracownika do pracy w innej miejscowości oznacza po prostu zmianę miejsca wykonywania pracy i do jego przeprowadzenia będzie konieczna zmiana w tym zakresie umowy o pracę poprzez zawarcia stosownego aneksu albo dokonanie wypowiedzenia zmieniającego. Sytuacji nie poprawia na pewno fakt, że także przepisy unijne nie rozróżniają delegowania od delegacji pracownika.

Oddelegowanie za granicę

Oddelegowanie pracownika za granicę do 24 miesięcy powoduje, że będzie on podlegał polskiemu ustawodawstwu w zakresie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie bowiem z treścią art. 12 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 883/2004 z 29.4.2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.U. UE L 2004 Nr 166, s. 1; dalej: rozporządzenie Nr 883/2004) osoba, która wykonuje działalność jako pracownik najemny w państwie członkowskim w imieniu pracodawcy, który normalnie tam prowadzi swą działalność, a która jest delegowana przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego do wykonywania pracy w imieniu tego pracodawcy, nadal podlega ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego, pod warunkiem, że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i że osoba ta nie jest wysłana, aby zastąpić inną delegowaną osobę.

Jak Państwo zdołali się przekonać przepisy nie pozwalają na jednoznaczne odróżnienie kiedy ma miejsce podróż służbowa a kiedy oddelegowanie pracownika. Każdorazowo tą kwestię należy rozpatrywać indywidualnie zwłaszcza, że ma to duże znaczenie na gruncie przepisów podatkowych i ubezpieczeń społecznych. W zależności bowiem od tego czy pracownik jest w podróży czy też został oddelegowany zastosowanie będą mieć inne przepisy podatkowe. Na koniec nadmienię tylko, że podróż służbowa a delegacja różni się też formalnie tj. przy delegacji wystawiane jest polecenie wyjazdu służbowego, a przy oddelegowaniu zazwyczaj porozumienie między pracodawcą lub pracownikiem albo aneks do umowy o pracy.